大中型企业印章管理解决方案

背景介绍

企业的多种法律文件对于业务处理来说有着关键性的作用，不仅是载明相关各方的权利、义务、授权和认证的文书，而且也集中体现着服务质量和水平。但是，随着经济活动的蓬勃发展和迅猛扩张，经济纠纷、诈骗等问题层出不穷，其中许多案例都与伪造法律文件有着直接或间接的关系。而在中国现行体制下，法律文件的最终认证往往完全依赖于公章体系。

传统的公章管理是基于实物章的。随着经济的发展，公司的规模越来越大，一枚实物公章需要供多个不同使用者在多个不同地区使用，这对传统公章的管理模式形成了挑战。目前主要的问题集中在三个方面，即“用章难”“管章难”和“验章难”。

面临挑战

上述问题逐渐对传统公章的管理模式形成了挑战，并随之产生了相关问题：

1. 社会转型期金融风险和商业诈骗的频率逐渐升高，传统物理印章容易被伪造，给企业资产和信誉造成损失。

2. 公章或业务专用章分散在分公司甚至客服柜台，手工方式很难避免来自于外部或内部员工的违规用章。

3. 对于跨地域的大公司，机构管理者迫切需要将风险集中控制。

4. 原有用章文件需要在总公司和分公司间快递传递，费时费力。需要电子化的方式降低操作复杂程度，提高文件处理效率，节约成本。

5. ISO9002等金融行业服务体系标准要求做到文件历史用章痕迹保留。

解决方案

多种风险和问题导致印章管理革新刻不容缓，因而，一些行业监管单位及公司决策管理部门提出了物理印章集中化管理的思路，来控制传统印章管理、使用风险。但是印章上收和集中虽然可以增强印章使用的风险管理，也会带来新的问题。

如：印章集中后，跨地域用印有可能带来用成本的增加、用印时效性的下降，因而对于印章的管理需要更科学、更高效率、更安全的解决方案来应对风险及监管要求。

Yeecoh益高防伪电子印章系统运用纸面防伪技术、信息加密传输技术、安全防伪打印技术、电子签章技术等。系统可与上游业务系统（如：OA系统、ERP系统、HR系统、招采系统等）进行无缝对接。

在业务系统通过业务审批后从后台直接推送至电子印章系统，系统参考实物印章管理办法和用户体验，由印章管理员在线拖章用印或根据预设规则由系统自动完成用印，用印完毕后，可通过彩色激光打印机在各城市各网点打印出带有防伪印章的纸面材料，或直接交付带有签章的电子文件。系统通过高强度的防伪技术以及数字签名技术保障用印件无法被伪造、篡改和复制。

通过电子印章替代物理印章使用，来降低物理印章的使用频率，从而降低因物理印章使用带来的风险和成本，多方位提速业务流转效率。

对于传统的物理印章（即鲜章）可通过集成智能印控设备（如：印控仪、印章柜、印章筒），对物理印章进行人章分离，实现智能印控、自动盘点、超时告警等智能化管理功能，适配企业内部物理用印、外携用印等多种用印场景，解决企业物理印章“管章难”、“用章难”的问题。

▲ 方案流程图

方案价值

通过印章集中管理配合Yeecoh防伪电子印章系统的使用，在通过回收物理印章用印权限提高印章管理安全基础上，可解决用印文件一致性、文档异地用印的成本问题、时效性问题，以及印章使用中无法定人、定量管理等问题，能够增强文档签章的防伪性、保障印迹的可鉴别性，通过防伪技术的应用替代传统物理印章的使用。

系统同时提供纸面与电子用印文件双渠道交付体验，可多位满足企业各业务场景（行政办公、人力资源、信息披露、对外业务合同签署等）的用印需求，对于无法使用电子印章的场景，系统可结合智能外设进一步提高物理印章管理的安全性，实现了物理印章与电子印章的统一管理，为逐步实现文档签章管理网络化和办公自动化提供了一套完整的解决方案。

同时，系统具备防伪能力，完全符合我国相关标准要求，并可为企业提供第三方检测服务，为企业电子印章的推广和应用扫除后顾之忧。